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也说职场中的自我保护  

2010-03-16 14:14:17|  分类: 职场进化论 |  标签: |举报 |字号 订阅

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有效沟通保留电子证据

保护隐私小心邮件泄密

■全球职业规划师 杨开


中青在线-中国青年报 2010-03-10 [打印] [关闭] email推荐:

    从一个交流工具来看,E-mail在传递信息方面比口头传达能让人更好地思考和修饰语句,所以在沟通上有着先想后说的优势,也可以充当很好的记录的作用。比如,与客户沟通的记录和团队工作的备忘。

    故事中的竹子,一开始就是因为忽略了这一点,在和客户的沟通中吃了亏,从这个角度讲,哪些邮件需要保存和保存时间需要多长,都是要谨慎考虑的。

    在团队沟通方面,E-mail的群发和抄送功能,较之传统的沟通方法有着明显的优势,它可以减少很多会议,也可以将向领导汇报工作简化为一个“cc(抄送)”。当然,竹子的案例告诉我们,cc有让大家了解你的工作和监督合作方工作进度的作用,只是在群发和抄送的过程中,有些规则是一定要了解的,比如,你的群发邮件当中是否传达了消极的或有违公司政策的信息,在抄送时,抄送的范围以及谁是接收人,谁是被抄送人,都是需要搞清楚的。

    这里最典型的就是不能越级汇报,不论是使用E-mail或者是其他的沟通工具,这都是一个忌讳,这里只要把握住你的直接汇报人是谁,抄送永远给只是需要了解工作的其他人,在这个原则下,有时你甚至不需要考虑官阶的问题。

    如同传统的办公室沟通方式一样,例如公文传递、口头汇报等等,既然是沟通就必然涉及办公室政治。所以当E-mail成为交流的工具后,也不可避免地成为同事间、部门间、上下级间相互谈判、报功、讨饶、提意见和建议、取证甚至是相互指责、倾轧和陷害的载体,所以要学习的并不仅仅是所谓的E-mail使用规则,更是如何通过E-mail来玩转办公室政治。

    办公室政治表面上看起来是很复杂的事,但只要牢牢掌握沟通工具使用的基本规则,即便无功也不会有过。例如竹子,如果没有出现越级汇报的错误,也不会为上司间的矛盾点炮,沦为斗争的替罪羊。对于职场新人,这些是不可忽略的,否则就会吃亏。尽管大学里不会开设这样的课程,但这却是进入职场的必修课。

    在复杂的办公室人际当中,即使再小心也很难做到事事完美,就好像那句话说的,人在河边走怎能不湿鞋,对于竹子而言,其实她的失误只是压倒骆驼的最后一根稻草,但是她的领导恨不得让她负了全责。所以竹子也要清楚,她要承担的只是那根稻草的责任,因此不必有太多的自责和沮丧,感叹一句自己运气不好也就罢了。

    所谓人算不如天算,对于那些在办公室政治当中不慎失足的人而言,除了吸取教训不再去犯规则错误之外,也要去理清楚,哪些责任应该自己承担的,哪些是老天爷加在自己身上的,正如从生涯规划的角度来看,生涯规划不外乎三件事,我的事、你的事和老天爷的事。

    网络提供给人们一个良好的信息平台,它令世界变得更为透明与扁平,这不仅意味着人们视野更为开阔、与世界距离变得更小,也意味着个人的隐私区域也在变小,甚至存在着隐私被公开的危险。E-mail作为办公网络化的一部分,在一个公司中起着同样的作用,它一方面让信息传达更为通畅便利,另一方面也将信息的传播最大限度的公开化。

    所以,在这样的一个网络时代,你的电脑就是你的一部分,如果想保有自己的隐私,那就看好自己的电脑,这里当然包含了你的E-mail,QQ,MSN,SKPYE……就如同你讲某些电话要小心不要被别人听到一样,西西是一个还有些良心的小贼,我只能说,西西的例子也许少见,值得大家警惕。

    其实,E-mail只是一个简单的沟通工具,但是当它遇到办公室政治的时候,就变得颇为微妙和复杂,也显得并不那么容易去掌握,甚至令人头痛。这主要的原因是,当人们谈到办公室政治的时候,常会带出一副神神秘秘的样子,甚至谈虎色变,似乎办公室政治,常常令人感觉不以为然又不得不重视。

    其实,办公室里遇到的这些人,和我们在生活中遇到的任何人,甚至自己的家人都是一样的,每个人都会有自己的需求和期待,都会有直接的、间接的或是让人意想不到的表达和沟通方式,只因这些发生在办公室里,就变成了办公室政治。如果从这个角度来看,我们是不是可以用平常心去看待办公室政治以及E-mail在办公室中的使用呢。

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